Aufgaben im Schulsekretariat
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- Erstellt am Donnerstag, 29. Dezember 2011 18:24
Verwaltungs- und Sekretariatsaufgaben können sein:
- Telefongespräche annehmen, vermitteln - Gebühren privater Telefongespräche abrechnen
- Besucherverkehr regeln
- Auskünfte erteilen und Informationen weitergeben
- Posteingänge für die Schulleitung vorbereiten
- Briefe öffnen und mit Eingangsstempel versehen
- abgehende Post verschicken
- E-Mails abrufen und weiterleiten
- Erledigung der anfallenden Verwaltungsarbeiten
- Betreuung de r Schüler/innen
- Aufnahme, Überweisung, Schulbesuch und Zurückstellung vom Schulbesuch von Schüler/innen erledigen
- Schulbescheinigungen ausstellen
- Stammliste der nicht angemeldeten Schülerlinnen überprüfen
- Schriftverkehr im Zusammenhang mit Schulversäumnissen erledigen
- Namenslisten erstellen, Räume bereitstellen für das Gesundheitsamt
- Mitwirken u. a. Impfaktionen, schulärztliche Untersuchungen
- Unfallmeldungen schreiben und an den GUV weiterleiten
- Arzt, Krankenhaus und Eltern benachrichtigen
- Diebstahl- und Schadensmeldungen aufnehmen und an Schulträger weiterleiten
- Kopien herstellen (nicht zur Unterrichtsvorbereitung)
- kleine Reparaturen und Tonerwechsel am Kopiergerät
- Statistiken und Listen aufstellen
- vorhandene Daten nach Anweisung auswerten
- Karteien und Dateien per Hand und im PC anlegen und aktualisieren
- Eingehende Rechnungen auf Richtigkeit prüfen
- Haushaltsüberwachungsliste - Budgetierung
- Portokasse verwalten und abrechnen
- Vordrucke und Büromaterial bestellen, verwalten und ausgeben
- Schülerfahrscheine ausgeben
- Einladungen schreiben für Elternsprechtage, Elternversammlungen, Dienstbesprechungen, Klassen- und Gesamtkonferenzen
- Protokolle kopieren und verteilen
- Zeugnisdaten auf einen Stick für die Hand des Lehrers vorbereiten
- Zeugnislisten vorbereiten, Zeugnisse ausdrucken, kopieren und ablegen
- Zeugnislayout gegebenenfalls ändern
- Zeugnisupdates auf dem Lehrer PC aktualisieren
- Auswertung der Bundesjugendspiele - Urkundendruck
- Lernmittel - Verwaltung, Ausleihe, Eingänge, usw.
- Inventarisierung
- Verwaltung und Ausgabe von Schülerbüchern
- Softwareupdate aktualisieren
- Wartungsarbeiten an Computern
- Benutzergruppen im Server einrichten und verwalten
- Regelmäßige Datensicherungen durchführen
- Internetseiten aktualisieren
- Dateneingabe, abrechnungen usw. für eine offene Ganztagsschule
- und vieles mehr................